Подготовка файла для импорта
Для начала процедуры импорта необходимо подготовить исходные файлы формата xls (Microsoft Excel 97-2003) или xlsx (Microsoft Excel 2007-2014) с данными сотрудников, обучающихся и родителей. Один файл должен содержать:
При импорте данных обучающихся на первом листе документа в столбцах должны быть указаны следующие сведения:
ФИО, пол, дата рождения (отчество не является обязательным полем).
Примечание: в столбце «Дата прибытия в школу» необходимо указать дату фактического прибытия обучающегося в образовательную организацию. В столбце «Дата прибытия в класс» необходимо указать текущий учебный год, поскольку каждый год обучающиеся переходят из младшего класса в старший.
Колонки «Дата прибытия в школу» и «Дата прибытия в класс» в файле не обязательны для заполнения. Если данных столбцов не будет в файле, то при импорте Система выдаст общие поля для ввода данных дат для всех участников импорта.
Примечание:
Шаблоны-примеры файлов для импорта прикреплены во вложении к статье.
Импорт
Импорт данных сотрудников необходимо начинать в первую очередь. Далее можно импортировать данные обучающихся. Импорт данных родителей возможен только после ввода данных обучающихся (или же одновременно можно импортировать данные обучающихся и родителей).
Для начала процедуры импорта необходимо зайти в раздел «Администрирование» и нажать на пункт «Импорт» в блоке «Люди».
Шаг 1. Источник данных
В начале импорта Система попросит указать, какой именно вид импорта следует произвести.
Примечание: в профили уже созданных пользователей возможен импорт контактных данных. Для этого в начале импорта необходимо выбрать второй пункт меню «Импортировать контактные данные уже созданным персонам» и загрузить корректно составленный файл с данными (см. образцы файлов в приложении к статье).
Далее необходимо нажать на кнопку «Выберите файл» и выбрать ранее подготовленный файл, указав, что содержится в первой строке файла: данные участников или названия столбцов.
Шаг 2. Настройки
На открывшейся странице необходимо указать роль участника в образовательной организации, которая соответствует персонам из импортируемого списка: сотрудники, обучающиеся, родители или обучающиеся и родители.
При импорте обучающихся потребуется указать:
Далее необходимо установить соответствие между столбцами в Системе и в файле:
После внесения всех данных необходимо нажать кнопку «Далее».
Шаг 3. Проверка данных
Результаты предварительной проверки показывают, насколько полноценны сведения в файле импорта, а также позволяют избежать повторного ввода информации.
При импорте данных родителей на этом этапе необходимо будет установить связи «родитель» - «обучающийся»: напротив ФИО родителя в столбце «Ребенок» требуется выбрать ФИО его ребенка.
Если во время проверки данных будет выявлена ошибка, появится соответствующее уведомление. Ознакомившись с текстом уведомления, необходимо исправить допущенные ошибки и начать импорт сначала. Если проверка пройдена успешно, необходимо нажать на кнопку «Далее».
Примечание: если в файл внесены два родителя для одного ребёнка, при импорте создадутся две учетных записи обучающегося, к каждой из которых будет прикреплён только один родитель.
Во всех случаях добавление, редактирование и удаление данных родственника и установление родственных связей между участниками проводится при редактировании данных обучающегося.
Шаг 4. Импорт
Система откроет страницу с результатами импорта. При необходимости импортировать еще один файл нажмите на кнопку «Начать новый импорт».
Импорт данных родителя запрещается в следующих случаях:
Если вместо данных родителей в базу Системы вводятся данные дедушки/бабушки, отчима/мачехи, опекунов (законных представителей обучающихся), то необходимо импортировать данные обучающегося и его законного представителя одновременно.